• Home »
  • Home »
  • Bộ phận lễ tân phối hợp với các bộ phận khác trong khách sạn như thế nào?

Bộ phận lễ tân phối hợp với các bộ phận khác trong khách sạn như thế nào?

Bộ phận lễ tân được ví như bộ mặt đại diện cho khách sạn, tương tác trực tiếp và giải đáp mọi vấn đề của khách hàng. Vì thế mà bộ phận lễ tân trong khách sạn luôn đòi hỏi sự chuyên nghiệp và biết cách phối hợp với các bộ phận khác để đáp ứng các nhu cầu, tạo ấn tượng tốt với khách hàng về sự chuyên nghiệp. Vậy bộ phận lễ tân và các bộ phận khác phối hợp như thế nào?

Công việc chính của bộ phận lễ tân

Bộ phận lễ tân- tương tác trực tiếp với khách hàng

Bộ phận lễ tân là bộ phận tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Những công việc chính của bộ phận lễ tân trong khách sạn

  • Cung cấp thông tin cần thiết cho khách hàng, giới thiệu các dịch vụ của khách sạn
  • Lắng nghe và giải đáp mọi thắc mắc, đưa ra những cách xử lý phù hợp giúp khách hàng hài lòng
  • Làm thủ tục check-in, check-out cho khách hàng
  • Phối hợp các bộ phận khác trong khách sạn để đảm bảo mang đến cho khách hàng những dịch vụ với chất lượng tốt nhất, để khách hàng có những trải nghiệm thú vị nhất

Để duy trì hoạt động của khách sạn, tất nhiên rất cần sự phối hợp của các bộ phận trong khách sạn. Mỗi bộ phận trong khách sạn đều là những mảng khác nhau nhưng hoạt động chung với mục đích tối đa sự hài lòng cho du khách trước và trong quá trình lưu trú tại khách sạn. Là nơi tiếp nhận thông tin và phàn nàn của khách hàng, bộ phận lễ tân có nhiệm cụ kết nối các bộ phận trong khách sạn để thực hiện các yêu cầu của khách hàng, điều này cần phải có sự phối kết hợp nhịp nhàng để thu lại hiệu quả cao nhất trong khách sạn.

Sự phối hợp giữa bộ phận lễ tân và các bộ phận khác trong khách sạn

Bộ phận buồng phòng

Tiếp nhận thông tin từ lễ tân  và chuẩn bị phòng

Bộ phận buồng phòng đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh khách sạn. Giúp tăng doanh thu cho khách sạn, và có sự phối hợp rất chặt chẽ với bộ phận lễ tân trong khách sạn. Cụ thể, nhân viên lễ tân sẽ thông báo tình hình phòng mà khách hàng chuẩn bị check-in để bộ phận buồng phòng chuẩn bị phòng đầy đủ. Khi khách hàng có những phàn nàn, hay yêu cầu nào về phòng khách sạn…Lễ tân sẽ liên lạc với bộ phận phòng để kiểm tra và xử lý các yêu cầu của du khách. Khi khách hàng check-out, nhân viên buồng chịu trách nhiệm kiểm tra tình trạng phòng và chuyển giao lại cho lễ tân để tính hóa đơn cho khách hàng

Bộ phận F&B

Đây là bộ phận cung cấp các dịch vụ ăn uống cho khách hàng trong quá trình lưu trú tại khách sạn. Với những khách sạn cao cấp thì bộ phận này bao gồm cả nhà hàng cao cấp, khi khách hàng có yêu cầu đặt bàn hay muốn sử dụng các dịch vụ phòng 24/24, bộ phận lễ tân sẽ tiếp nhận và thông báo để bộ phận này thực hiện. Với các khách sạn vừa và nhỏ, bộ phận này chỉ đơn giản cung cấp bữa sáng miễn phí hay đồ ăn nhẹ cho khách hàng, và thông báo khi đã chuẩn bị xong để nhân viên lễ tân liên hệ với khách hàng sử dụng dịch vụ.

Xem thêm: F&B và tầm quan trọng trong kinh doanh khách sạn 

Bộ phận an ninh

Bộ phận an ninh đảm bảo an toàn cho khách hàng khi lưu trú

Sự phối hợp giữa bộ phận lễ tân và an ninh trong khách sạn nhằm đảm bảo công tác an ninh và an toàn cho khách hàng. Trong trường hợp khách hàng bị mất đồ, phát hiện khách hàng có hành vi phạm pháp hay quan sát thấy những tình huống liên quan đến tính mạng khách hàng…Bộ phận lễ tân liên lạc trực tiếp với bộ phận an ninh để xử lý theo đúng tiêu chuẩn và quy định của khách sạn

Các bộ phận dịch vụ đi kèm trong khách sạn

Việc cung cấp các dịch vụ trong khách sạn như spa, phòng tập thể hình, hồ bơi hay quầy bar… sẽ giúp khách hàng có những trải nghiệm tuyệt vời nhất ở khách sạn. Bộ phận nhân viên lễ tân cần nắm bắt các thông tin cơ bản về các dịch vụ và giới thiệu đến với khách hàng. Khi khách hàng có nhu cầu, lễ tân sẽ chuyển các yêu cầu đến các bộ phận liên quan để chuẩn bị phục vụ khách hàng.

Trên đây là sự phối hợp của bộ phận lễ tân với 4 bộ phận  thường xuyên tiếp xúc với khách hàng trong khách sạn. Bên cạnh đó còn có bộ phận nhân sự, bộ phận kế toán, bộ phận kỹ thuật hay sale- marketing… Các bộ phận này cũng rất cần sự phối hợp chặt chẽ với lễ tân. Các  nhà quản lý khách sạn nên chú ý, điều chỉnh và tăng cường sự phối hợp để phục vụ khách hàng chuyên nghiệp nhất.

Xem thêm: Những khó khăn mà nhân viên khách sạn thường xuyên phải đối mặt

Please follow and like us: