Làm thế nào để sử dụng phần mềm quản lý khách sạn hiệu quả?
Phần lớn thói quen của du khách là sử dụng internet để tìm kiếm thông tin, sản phẩm cũng như dịch vụ. Điều này có ảnh hưởng không hề nhỏ đến sự phát triển của ngành khách sạn. Việc ứng dụng phần mềm quản lý khách sạn trực tuyến trong kinh doanh là điều cần thiết giúp chủ khách sạn dễ dàng quản lý hoạt động của khách sạn hơn. Tuy nhiên, không phải khách sạn nào cũng sử dụng hiệu quả phần mềm này.
Làm thế nào để sử dụng phần mềm quản lý khách sạn hiệu quả?
Khi sử dụng phần mềm quản lý khách sạn, tất cả các hoạt động quan trọng của khách sạn sẽ được thể hiện hết trên hệ thống giúp bạn có cái nhìn tổng thể về tình hình hoạt động kinh doanh của mình. Với phần mềm này, bạn có thể quản lý và cập nhật thông tin về khách sạn, phòng, dịch vụ, khách hàng dễ dàng và nhanh chóng.
Các tính năng quan trọng và lợi thế của phần mềm quản lý khách sạn
1.Mọi thứ bạn cần được tổng hợp hết trong màn hình đơn giản
Vai trò của lễ tân không chỉ giới hạn trong việc chào đón khách hàng, mà họ có trách nhiệm quan trọng hơn là quản lý tất cả các phòng trong khách sạn. Trước sự áp lực gia tăng lượng khách hàng. Gánh nặng giám sát tất cả các quy trình này được giảm bớt rất nhiều khi sử dụng phần mềm quản lý có khách sạn, có tích hợp tính năng quản lý phòng theo màu sắc như: màu xanh là phòng trống, màu vàng phòng bẩn, màu đỏ là phòng đang có khách. Với phần mềm này, bạn có thể bao quát hết công việc của bạn nhanh chóng.
Phần mềm quản lý khách sạn cho phép kiểm tra tình trạng phòng
Đa số khách du lịch ngày nay đều thích sử dụng nhiều dịch vụ với những yêu cầu khác nhau. Sẽ thật vất vả và khó kiểm soát, theo dõi khi bạn phải note hết những yêu cầu đó cho từng khách hàng. Hệ thống sẽ giúp bạn lưu trữ hết mọi thông tin về dịch vụ khách hàng cùng với yêu cầu của họ. Bạn chỉ cần nhập yêu cầu của khách lên hệ thống tự động lưu trữ dữ liệu.
Có nghĩa là: lễ tân có thể dễ dàng xem phòng nào sẵn có để đặt phòng, để trả phòng và những dịch vụ cần thiết. Bạn có tất cả những thông tin này trong một hệ thống để bạn có thể theo dõi tất cả các hoạt động của khách sạn một cách có tổ chức.
Không những vậy, hệ thống còn cho phép bộ phận buồng phòng biết tình trạng phòng bẩn, sạch, có khách hay không có khách. Từ đó, điều chỉnh nhân sự đến dọn phòng trong thời gian hợp lý, vừa nâng cao chất lượng dịch vụ khách sạn vừa không làm phiền khách hàng.
Với phần mềm quản lý khách sạn, bạn không cần đến khách sạn, chỉ với một chiếc smart phone kết nối internet, bạn hoàn toàn có thể theo dõi, kiểm soát mọi hoạt động đang diễn ra ở khách sạn bất cứ lúc nào. Bạn có thể xem trực tiếp các lượt book phòng và đặt giá cho mỗi phòng; điều chỉnh giá phòng và công suất phòng.
2.Báo cáo thống kê phù hợp với nhu cầu từng bộ phận
Lượng khách hàng check in và check out không đủ điều kiện để khẳng định khách sạn đó có lợi nhuận hay không. Có những báo cáo quan trọng cần được thống kê theo ngày để chủ khách sạn có cái nhìn tổng thể về doanh thu và tài chính của khách sạn.
Cho phép các bộ phận xuất file báo cáo
Nhiệm vụ báo cáo và phân tích dữ liệu chủ yếu được giao cho người quản lý khách sạn hoặc quản lý doanh thu. Họ phải theo dõi doanh thu trung bình hàng ngày của khách sạn cũng như tổng chi phí. Từ đó đưa ra những phương hướng chiến lược kinh doanh và mục tiêu doanh số cho khách sạn. Một khi xảy ra sai sót trong quá trình báo cáo sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc ra quyết định của bạn và cuối cùng là tương lai của khách sạn. Đây là lúc phần mềm quản lý khách sạn phát huy tác dụng của nó. Bạn chỉ cần truy cập và xuất file dữ liệu là có thông tin đầy đủ và cực kỳ chính xác về hoạt động kinh doanh của khách sạn theo ngày, tuần, tháng thậm chí là theo giờ.
Phần mềm quản lý cho phép báo cáo linh hoạt trong tất cả các bộ phận khách sạn như bộ phận lễ tân, phòng, quản lý,… Các báo cáo của từng phòng sẽ độc lập với nhau.
Báo cáo hoạt động sẽ cung cấp cho bạn những thông tin quan trọng như lượng khách đến và đi, danh sách khách hàng; mang đến cho bạn cái nhìn chi tiết và rõ ràng về tất cả các giao dịch hoạt động và tài chính của khách sạn.
Có thể nói phần mềm quản lý khách sạn là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý. Đặc biệt là hệ thống gồm nhiều khách sạn. Chỉ với màn hình quản trị đơn giản, bạn có thể nắm bắt mọi hoạt động đang diễn ra ở khách sạn. Nếu bạn đang băn khoăn không biết nên lựa chọn sản phẩm của đơn vị nào, bạn có thể tham khảo phần mềm quản lý khách sạn của Asiky.
Chúc bạn thành công!
Social